Как подключить Контур.Диадок

Для работы с электронным документооборотом (ЭДО) нужно подключиться к системе ЭДО. Рассказываем, как зарегистрироваться в сервисе Контур.Диадок и войти в личный кабинет.

Поможем настроить ЭДО и отправить первый электронный документ

Подключиться

Электронный документооборот простыми словами

Электронный документооборот — это способ обмена документами по защищенным телекоммуникационным сетям связи. Документооборот ведется через специальные сервисы, в том числе Контур.Диадок. Надежность и безопасность передачи данных обеспечивает оператор ЭДО.

Зачем нужен электронный документооборот

ЭДО помогает оптимизировать бизнес-процессы, экономить ресурсы и время, исключить ошибки, связанные с человеческим фактором.

В сервисах электронного документооборота

  • можно обмениваться любыми документами — счетами-фактурами, актами, счетами, договорами, УПД и другими;
  • действия фиксируются, а статусы документов — отслеживаются;
  • исключены потери данных;
  • файлы хранятся в одном месте, для поиска нужных хватит пары кликов;
  • процессы обработки документов автоматизированы.

С ЭДО вы экономите на бумаге, печати, почтовых и курьерских услугах, бумажных архивах. Быстрая отправка и получение документов позволяют оперативно обмениваться закрывающими документами, а значит — вовремя получать оплату и учитывать НДС.

Кто может подключить

Электронными документами могут обмениваться все участники бизнес-процессов

  • юридические и физические лица;
  • индивидуальные предприниматели;
  • самозанятые;
  • государственные органы.

В соответствии с действующим законодательством электронный документооборот необходим для работы с маркируемыми и прослеживаемыми товарами. Также ЭДО поможет оптимизировать деятельность компаний с большим количеством контрагентов и филиалов, ускорить обмен документами и автоматизировать их обработку. Для малого и среднего бизнеса ЭДО полезен получением оплаты в день выставления документов, возможностью сотрудничать с крупными организациями, которые работают через ЭДО, участвовать в торгах.

Преимущества ЭДО через Контур.Диадок

В сервисе электронного документооборота Контур.Диадок пользователи могут создавать, отправлять и хранить неограниченное количество документов, иметь к ним круглосуточный доступ и не беспокоиться о конфиденциальности данных. Для начала обмена с контрагентами нужно лишь отправить или принять приглашение. Если поставщик или покупатель использует систему другого оператора ЭДО, возможна настройка роуминга.

В числе других преимуществ сервиса

Сохранение истории документов

Операции с ними фиксируются в протоколе передачи, который формируется по каждому циклу документооборота.

Безлимитное по объему хранение данных на облачном сервере

Автоматические расчеты зарплаты, больничных, отпускных и декретных. Документы, сделки, аналитические отчеты, проверка контрагентов.

Проверка формата и оформления

При отправке формализованных документов, например счетов-фактур, Диадок проверяет легитимность и срок действия сертификата электронной подписи, корректность формата, заполнение всех необходимых полей. В случае ошибки система предлагает исправление. Это минимизирует число недочетов и вероятность отказа налоговой в приеме документов из-за незаполненных полей или просчета в реквизитах.

Юридическая значимость документов

В Диадоке документы подписываются КЭП — квалифицированной электронной подписью. Она гарантирует, что:

  • в документ не вносились изменения после подписания
  • документ визирован тем, чья подпись на нем стоит
  • документы будут приняты госорганами и в судах.

Документы, подписанные КЭП, являются полным аналогом бумажных с подписью от руки и печатью. Они позволяют безопасно вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в госзакупках и тендерах.

Интеграция с 1С и другими системами

Сервис ЭДО Диадок можно интегрировать с внутренней учетной системой компании с помощью модуля для 1С, решения для SAP, коннектора и программного полнофункционального интерфейса API. Благодаря этому работникам не придется перестраивать работу и переучиваться — они продолжат выполнять задачи в привычном интерфейсе.

В Диадоке доступны и дополнительные опции, которые помогут оптимизировать делопроизводство

Диадок от Контура
  • распределение входящей документации, маршрутизация по подразделениям и сотрудникам;
  • дополнительные теги для точного поиска;
  • закрытые пакеты при отправке комплекта документов;
  • кастомные веб-формы, которые позволяют отображать печатную форму документа с визуализацией имиджевых элементов;
  • ограничение доступа к файлам по IP-адресу;
  • дополнительная и трехсторонняя подпись;
  • шаблоны;

В системе ЭДО Диадок электронные документы трижды дублируются на разные серверы, что исключает вероятность потери данных. Вы всегда сможете выгрузить документы для отправки в ИФНС по требованию.

Попробуйте все возможности ЭДО с Диадоком и оптимизируйте работу компании

Подключиться

Как подключить Контур.Диадок и начать работать с ЭДО

Перед подключением к системе ЭДО Диадок проанализируйте бизнес-процессы в компании. Полезно будет составить цепочку документооборота — это поможет установить, какие сотрудники работают с документами и есть ли пробелы в организации этого процесса. Также для начала работы потребуется:

Шаг 1

Приобрести КЭП — сертификат квалифицированной электронной подписи

Законодательство разрешает использовать несколько типов электронных подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. В Диадоке применяется КЭП, поскольку она самая защищенная и дает документам юридическую значимость без дополнительных соглашений между сторонами. Подпись нужна всем сотрудникам, которые визируют документы.

Шаг 2

Зайти на сайт системы

Перейдите напрямую в сервис по ссылке.

Шаг 3

Зарегистрироваться
с помощью КЭП

Для регистрации в системе ЭДО Диадок по сертификату КЭП сперва нужно установить сертификат и компоненты на рабочее место — персональный компьютер или другое устройство. Для этого перейдите на страницу установочного диска и следуйте инструкциям сервиса:

  • Скачайте и установите расширение для браузера.
  • Сохраните и подключите Диаг.Плагин.
  • Выберите из сервисов Контура Диадок и запустите проверку.

Система настроит компьютер в автоматическом режиме и установит требуемые компоненты. Для юридических лиц и ИП сертификат позволяет сразу зайти в личный кабинет Диадока, заполнить реквизиты организации и другие данные, пригласить контрагентов к обмену электронными документами и начать ЭДО. Ящик организации будет создан автоматически.

Шаг 4

Приобрести
необходимый тариф

В Диадоке цена исходящих зависит от выбранного тарифа. Исходящие предлагается оплачивать пакетами, при этом чем больше файлов в пакете — тем ниже итоговая стоимость одного документа.

Вне зависимости от тарифа:

  • документы в роуминге при обмене файлами с клиентами других операторов ЭДО будут стоить столько же, сколько при обмене внутри сети;
  • потеря данных, а значит и оплата повторной отправки исключена;
  • обеспечивается безлимитное по объему хранение файлов и добавление любого числа пользователей;
  • доступна круглосуточная техподдержка и мобильное приложение для iOS и Android.

Также вы можете зарегистрировать ящик организации без абонентской платы.

Для покупки тарифа исходящих оставьте заявку на нашем сайте. Подключиться к сервису вы можете бесплатно.

Шаг 5

Войти в личный
кабинет системы

После регистрации войти в личный кабинет Диадока можно по сертификату КЭП или логину и паролю. От выбранного способа и настройки прав пользователя зависят доступные опции. Полная функциональность открывается при входе по сертификату. С логином и паролем можно присоединиться к зарегистрированной в сервисе компании или создать тестовый ящик организации. Подписывать документы без КЭП нельзя.

Подключение к электронному документообороту в Диадоке избавит от расходов на бумагу, печать и доставку, ускорит обмен документами с контрагентами и упростит контроль над делопроизводством. Сервис позволит оптимизировать бизнес-процессы и в результате улучшить экономические показатели и отношения с партнерами.

Оформим КЭП и ответим на все вопросы об электронном документообороте

Команда Диадока поможет подключиться к сервису и будет на связи на каждом этапе.