Документы в Контур.Диадоке: получение, отправка, подписание, обмен, загрузка, выгрузка

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет перейти с бумажных документов на электронные. Это упрощает и ускоряет взаимодействие с контрагентами, облегчает хранение, поиск, обработку данных. В Контур.Диадоке доступны все требуемые для работы с документами опции: получение, отправка, подписание и другие.

Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота

Подключиться

Какие функции выполняет Диадок

Система электронного документооборота Контур.Диадок предоставляет пользователям возможности для организации электронного документооборота. С помощью сервиса вы ускорите и автоматизируете получение, обработку и подписание документов, снизите нагрузку на сотрудников, сократите непроизводственные расходы.

Для этого в Диадоке есть следующие функции

Создание, загрузка, согласование, подписание, отправка документов контрагентам

Выгрузка документов для отправки в ИФНС по требованию через любую систему интернет-отчетности.

Маршрутизация по подразделениям и ответственным сотрудникам, создание в сервисе подразделений для организации потока входящих документов и ограничения доступа

Надежное шифрование и отправка файлов по защищенным каналам связи, что исключает перехват сведений посторонними лицами

Сохранение доступа к документам после окончания оплаченного периода

Отправка приглашения-запроса контрагенту для начала обмена электронными документами в системе

Поиск файлов в единой базе по названию документа, контрагенту, подразделению или дате

Автоматическая проверка формата документа и действия сертификата электронной подписи

Настройка роуминга с другими операторами ЭДО для обмена документами с контрагентами, которые подключены к другому сервису электронного документооборота

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и обладают юридической значимостью. Их можно представлять в госорганы и суды

В системе поддерживаются все типы документов, включая формализованные и неформализованные

В сервисе ЭДО Диадок вы сможете отследить статус каждого документа и скачать протокол передачи, в котором зафиксированы все действия с документом

Работать в системе можно с любого устройства

Подключится к Диадоку

Как работает Диадок

Посмотрите, как легко и просто обмениваться электронными документами с вашими контрагентами через Диадок.

Кому пригодится Контур.Диадок

Возможности электронного документооборота актуальны как для крупного, так и среднего, малого бизнеса, индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан. ЭДО позволяет работать со счетами-фактурами и другими видами документов, обмениваться первичкой с контрагентами, наладить обмен данными между подразделениями компании.

Рассмотрим, чем может быть полезен ЭДО в Диадоке разным представителям бизнеса

Крупный бизнес

  • Оптимизация и структуризация документооборота, контроль делопроизводства, эффективное взаимодействие отделов и филиалов
  • Снижение издержек на документооборот — экономия на печати, бумаге, почтовых и курьерских услугах
  • Ускорение проведения сделок за счет мгновенной доставки документов
  • Минимизация рисков — файлы не теряются, ошибки происходят реже и исправляются быстрее
  • Корректная подготовка отчетности, отсутствие штрафов от контролирующих органов

Малое и среднее предпринима-
тельство

  • Сокращение расходов на бумагу, печатное оборудование, доставку и хранение документов
  • Ускорение исполнения договоров в несколько раз
  • Оперативное и своевременное получение оплаты товара или услуги
  • Возможность сотрудничать с контрагентами, которые перешли на электронные документы, работать с системой маркировки и участвовать в госзакупках
  • Задел на расширение бизнеса, увеличение документооборота

Индивидуальные предприниматели и самозанятые

  • Возможность работать с покупателями и заказчиками из других регионов и стран
  • Дистанционное заключение договоров — обмен оригиналами почтой не потребуется
  • Оперативная отправка актов о выполненных работах или оказанных услугах, счетов
  • Экономия времени и средств на работу с документацией
  • Быстрая доставка без походов на почту
  • Сохранение документооборота между участниками, поиск и выгрузка нужных файлов

В Диадоке могут работать все виды юридических лиц и индивидуальные предприниматели. Пользователям доступен онлайн-контроль статусов документов, удобный поиск по фильтрам, круглосуточная техподдержка. С ЭДО решается вопрос хранения документации, снижается количество расхождений с контрагентами, становится меньше издержек и растет производительность сотрудников.

Расскажем об ЭДО и настроим обмен электронными документами

Оставить заявку

Плюсы сервиса перед другими

В системе ЭДО Диадок вы получите не только базовые возможности безбумажного делопроизводства: оптимизацию бизнес-процессов, снижение расходов, безопасность, минимизацию числа ошибок.

Сервис отличает от других ряд дополнительных преимуществ

Бесплатное подключение и добавление неограниченного числа пользователей

Настройка роуминга с другим оператором ЭДО без оплаты тарифа исходящих документов

Отсутствие ограничений по объему хранимых файлов

Тестовый ящик, который позволяет убедиться в удобстве пользования системой

Доступ к просмотру и скачиванию документов из архива даже в случае неоплаченного тарифа

Пакеты действуют в течение года, а не квартала

Интерфейс сервиса интуитивно понятен, поэтому даже неопытный пользователь разберется в настройках. При этом Диадок прошел независимый аудит и гарантирует безопасность передаваемых и хранимых в системе данных.

Диадок можно использовать в виде веб-версии или интегрировать его с любой учетной системой с помощью технических решений

Благодаря интеграции данные из документов автоматически переносятся из формализованных и полуформализованных документов в учетную систему.

Модуль для 1С

Для работы и обмена документами из интерфейса привычной программы

Диадок.
Коннектор

Для интеграции с другими учетными системами, включая собственные разработки

API Диадока

Для создания собственного интеграционного решения с применением готовых инструментов

Модуль Диадока для 1С

Как легко и просто подключить Модуль Диадока подробнее на видео.

Кроме того, сервис ЭДО позволяет расширить стандартную функциональность дополнительными опциями и использовать

Теги на документах Кастомные веб-формы Шаблоны Собственные типы документов Автоматическую сверку взаиморасчетов

Гибкие возможности

В Диадоке вы можете ставить на документ две и более подписи, отправлять закрытые пакеты и ограничивать доступ в ящик организации по IP. Доступен и международный ЭДО.

Безопасный сервис

СКБ Контур как оператор ЭДО обеспечивает сохранность и безопасность данных, своевременно обновляет сервис в соответствии с изменениями в законодательстве, фиксирует производимые с файлами операции и в случае необходимости выступает независимой стороной в спорах между контрагентами.

Отправляйте и получайте юридически значимые документы онлайн, а мы гарантируем безопасную и быструю передачу данных

Подключиться

Какие операции можно проводить с документами в сервисе Контур.Диадок

В системе ЭДО Контур.Диадок вы можете проводить все необходимые операции с документами: создавать, отправлять, получать, подписывать, скачивать, удалять и аннулировать.

Для доступа в аккаунт необходима КЭП или разрешение администратора организации на применение логина и пароля.

Процесс обмена документами с контрагентом выглядит так

Шаг 1

Пользователь заходит в веб-версию сервиса или учетную систему, с которой он интегрирован.

Шаг 2

Создает или загружает документ и отправляет выбранному контрагенту.

Шаг 3

Документ доставляется в течение нескольких секунд.

Шаг 4

Если необходима подпись второй стороны, получатель подписывает документ или отказывает в подписи.

После выполнения действий документооборот считается завершенным. На каждом этапе документ обозначается статусами состояния, которые позволяют контролировать его прохождение.

Рассмотрим некоторые действия подробнее.

Создание документов

Документы в Диадоке можно загрузить с компьютера, из учетной системы или создать непосредственно в редакторе сервиса. Сформировать можно счет-фактуру, накладную, акт или универсальный передаточный документ. Для этого:

1.

Перейдите в раздел «Документы», нажмите кнопку «+ Новый документ»

2.

Найдите внизу «Редактор», выберите нужный тип документа

3.

Заполните необходимые сведения и пустые поля

4.

При необходимости воспользуйтесь предварительным просмотром

5.

Перейдите к отправке

При отправке Диадок проверяет xml-файлы — счета-фактуры, акты, накладные — на соответствие заявленному формату. Если в оформлении есть ошибка или заполнены не все обязательные поля, сервис не отправит файл и сообщит о недочете. Также контролируется легитимность и срок действия сертификата электронной подписи.

Отправка документов

Для отправки документа в системе ЭДО Диадок необходима квалифицированная электронная подпись. Она:

Подтверждает личность подписанта.

Гарантирует, что в документ после подписания не вносились изменения.

Документы, подписанные КЭП и переданные в сервисе через оператора ЭДО, юридически значимы без дополнительных соглашений и не требуют распечатывания и собственноручной подписи. Вы можете оформить КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре, например в УЦ Контура.

Подробней о работе с контрагентами

Для обмена электронными документами в Диадоке нужно подключить контрагентов. В сервисе доступна отправка приглашений компаниям. Как только вторая сторона примет его, она отобразится в списке контрагентов, и вы сможете обменяться документами. Также можно принять поступившие приглашения.

При отправке документа

1.

Перейдите из главного меню в раздел «+ Новый документ»

2.

Загрузите или создайте документ в редакторе

3.

Введите название или ИНН контрагента

4.

Заполните требуемые сведения о документе, при необходимости запросите подпись

5.

Передайте на согласование или сразу подпишите и отправьте документ

В Диадоке также доступна отправка по списку ИНН. Для этого потребуется загрузить нужный документ и файл с ИНН получателей. Отправить документы можно и напрямую интересующей компании в разделе «Контрагенты».

Получение документов

В сервисе ЭДО вы будете получать электронные документы от тех компаний, которые находятся в списке ваших контрагентов. Документы будут отражаться в папке «Входящие». Рядом с названием файла указывается отправитель, актуальный статус и дата получения.

Вы можете подписать один документ или несколько сразу, аннулировать, скачать, распечатать, удалить. Действия доступны как со страницы просмотра, так и из главного меню. Для оптимизации большого объема документооборота настройте маршрутизацию входящих.

Настройка получения документов

Получение документов в Диадоке бесплатно. Информация об исключениях представлена в прайс-листах.

Выгрузка документов

В Диадоке вы можете выгрузить необходимые документы. Это позволит быстро сформировать ответ на требования ФНС или подготовить документацию в суд.

Документы могут быть выгружены на файловые ресурсы:

  • Локальная папка
  • SFTP-сервер
  • FTP-сервер

В случае перемещения большого количества файлов из Диадока в учетную систему компании, можно настроить автоматическую выгрузку с помощью коннектора. Если нужно просто скачать документ на ПК, например счет-фактуру, это можно сделать в формате xml или pdf. Также вы можете выбрать скачать документооборот целиком, тогда загрузится архив, включающий и технологические документы.

В Диадоке предусмотрены все возможности для удобной работы с электронными документами и оптимизации даже значительного объема документооборота. Благодаря этому вы сократите расходы, освободите сотрудников для решения более весомых задач и выстроите эффективное взаимодействие с контрагентами.

Подключиться к Контур.Диадок

Ответим на все вопросы и подключим компанию к обмену электронными документами