Контур.Диадок
Электронный документооборот — это современный, быстрый и надежный способ доставлять документы контрагентам. Процесс, который раньше занимал недели, становится делом одной минуты.
Что такое Диадок и для чего он нужен
Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО) оператора СКБ Контур. В ней можно формировать, подписывать, отправлять и получать электронные документы. Такой обмен равносилен бумажному с собственноручной подписью, что позволяет полностью перевести компанию на ЭДО.
В Диадоке можно работать с разными типами документов: актами, товарными накладными, счетами-фактурами, УПД, УКД, договорами и другими. Обмен в системе ЭДО происходит за несколько секунд — контрагент получит электронные документы сразу после отправки. Статус после подписания тоже поменяется в режиме онлайн, возвращать подписанный оригинал не нужно.
Подключение к ЭДО позволяет сократить затраты на ведение документооборота, ускорить его, освободить сотрудников от рутинных задач. После подключения к оператору ЭДО СКБ Контур работа с документами становится прозрачным процессом.
Кому подойдет система Диадок
Диадок подходит для всех типов юридических лиц и ИП. Электронный документооборот поможет оптимизировать бизнес-процессы, если вы:
Диадок оценит каждый. В таблице мы собрали преимущества сервиса, которые выделяют разные специалисты.
Бухгалтер
- Отправка документации прямо из учетной системы — программы 1С и других
- Онлайн-контроль статусов подписания и согласования
- Мгновенная доставка документов, быстрое получение подписи второй стороны
Финансовый директор
- Ускорение расчетов по сделкам благодаря быстрому обмену подписанными документами
- Увеличение суммы возмещения НДС за счет сокращения расхождений с контрагентами
- Снижение издержек на доставку, бумагу, печать и хранение
IT — специалист
- API с открытым кодом, интеграционные решения для информационных систем 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum и других
- Рекомендации, активная помощь команды Диадока при внедрении системы ЭДО
- Бесплатная круглосуточная техподдержка
Возможности Диадока
Функциональность сервиса Контур.Диадок предусматривает все сценарии работы с внешними документами.
Прием и отправка электронных документов
Позволяет заменить бумажный документооборот — снизить затраты на распечатку, обработку, доставку, содержание архива.
Интеграция с любой учетной системой
У Диадока есть готовый модуль для 1С, а также технические решения для других систем — коннектор и API.
Согласование внутри компании
Сотрудники могут направлять файлы на подписание или согласование конкретному лицу или всему подразделению.
Приглашение контрагентов
Легко найти своих бизнес-партнеров в системе и отправить запрос на обмен документацией.
Настройка роуминга с другими операторами ЭДО
С контрагентами, которые подключены к другому сервису, можно обмениваться через роуминг.
Общение с контрагентами
В сервисе реализован удобный чат, где можно оперативно обсудить с партнерами возникшие вопросы.
Полная безопасность данных
Все данные шифруются таким образом, что третьи лица не могут получить к ним доступ. Подмена или перехват файлов исключены.
Облачное хранение
Все файлы сохраняются на нескольких серверах Контура, потери данных невозможны. Также можно настроить выгрузку документов, чтобы создать электронный архив в локальном хранилище организации.
Работа с любого устройства
Сервисом можно пользоваться с персонального компьютера, ноутбука, планшета и смартфона.
Как работает Диадок
Создание и отправка документов
Документы можно создавать непосредственно в Диадоке, загружать с компьютера или из учетной системы. Ошибки и недочеты в формализованных документах, таких как счета-фактуры, накладные, акты, контролируются системой. Например, Диадок проверит, что все обязательные поля заполнены и нет ошибок в оформлении.
Для отправки документации понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она обеспечит юридическую значимость и подтвердит личность подписанта. После выбора контрагента и нажатия кнопки «Отправить» файлы уходят адресату за пару секунд.
Посмотрите ролик, в котором показаны операции создания и отправки.
Подразделения, сотрудники и маршруты согласования
В Диадоке можно создавать подразделения и добавлять в ящик организации сколько угодно сотрудников. Можно настроить маршрутизацию документов по подразделениям, ограничить доступ пользователей только к тем документам, которые относятся к их работе, а также блокировать сотрудников на время отпуска или больничного.
Чтобы упростить и ускорить согласование внутри компании, документы можно поставить на маршрут согласования. Для этого нужно подключить специальную опцию, затем указать ответственных лиц или подразделения, и файлы автоматически пройдут всю цепочку согласования — запросят подписи конкретных специалистов или отделов.
Хранение документов в электронном виде
В Диадоке все файлы пользователей в безопасности. Система создает копии каждого документа, которые хранит на разных серверах. Это обеспечивает надежную защиту от потери или повреждения данных.
Компания может создать собственный архив с помощью Диадок.Коннектора. Удобная пользователю структура папок настраивается самостоятельно. В результате файлы из Диадока будут автоматически распределятся по заданным папкам. Это поможет упростить поиск документации и ведение архива.
Приглашение контрагентов
Пригласить к обмену можно сразу всех контрагентов. Для этого нужно загрузить в систему файл со списком ИНН партнеров — Диадок определит, кто из них уже зарегистрирован в сервисе. По этим контактам можно будет разослать приглашения.
Если кого-то из контрагентов нет в Диадоке, им все равно можно предложить обмен документами. Они получат сообщение, когда впервые войдут в систему.
Представление документов в ФНС
Электронные документы юридически значимые, значит их можно представлять в контролирующие органы. Если документ составлен и подписан в электронном виде по форматам ФНС, то его можно выслать в ответ на требование налогового органа.
При ответе на требование ИФНС достаточно выбрать нужные документы из Диадока и нажать кнопку «Отправить» в Контур.Экстерне. Чтобы передать через другую систему отчетности, документы нужно выгрузить из Диадока.
Роуминг с клиентами других операторов
Роуминг — это технология обмена электронными документами между разными операторами электронного документооборота. При настроенном роуминге компании отправляют и получают документы, как при обмене внутри одного сервиса.
Для каждой пары контрагентов роуминг настраивается индивидуально. С большинством популярных операторов ЭДО Диадок поддерживает автоматический роуминг. В таком случае достаточно выслать контрагенту приглашение на обмен документами в сервисе. Скачайте инструкцию по настройке автороуминга.
Если автороуминга нет, нужно подать заявку на подключение роуминга. При этом следует помнить, что только один из контрагентов должен отправить ее своему оператору.
Как подключиться
Для подключения к Диадоку достаточно оставить заявку. С вами свяжутся наши специалисты, проконсультируют и помогут подобрать оптимальное техническое решение.
Подключайтесь к Контур.Диадоку — оцените все приемущества электронного документооборота. Простыми словами, Диадок — это система, которая помогает компаниям и предпринимателям быстро наладить обмен документами с партнерами онлайн. Функциональность сервиса позволяет принимать, подписывать, отправлять, хранить электронные документы. А переход на ЭДО сокращает издержки организации и освобождает время сотрудников для первостепенных задач.